2010版本excel如何通过公式设置合同到期前自动提醒?

日期提醒提供两种方法供题主选择,以生日为例,道理一样。

1.辅助列提醒

下图是原始表。假定15天开始提醒要过生日,生日当天提醒“今日生日”,超过15天的不提醒。

在G1单元格输入“生日提醒”,在G2单元格输入公式“=TEXT(15-DATEDIF(F2-15,TODAY(),"yd"),"还有0天生日;;今天生日")”,下拉。得出如下图结果。

条件格式法提醒

本方法是显示填充颜色,假定15天开始提醒要过生日,填充红色,超过15天的不提醒,公式和操作如下:

=15-DATEDIF($B2-15,TODAY(),"yd")>=0

这个问题,相信很多职场人士都遇到过。

商务部门经常都碰到合同的到期问题,HR则会碰到员工的生日提醒问题?

可能,你还用Excel来做备忘录,这也涉及到事件提醒等。

我这里就分享下,如何实现各种到期提醒的方法,希望能帮到大家!


如何实现日期到期提醒?

实现到期提醒,需要如下几个小技巧:

  • Datedif函数:这是Excel的隐藏函数,用于计算两个日期之间的差异;

用法:Datedif( 开始日期, 结束日期, 计算方式 )

"Y" 时间段中的整年数。

"M" 时间段中的整月数。

"D" 时间段中的天数。

"MD" 起始日期与结束日期的同月间隔天数。 忽略日期中的月份和年份。

"YD" 起始日期与结束日期的同年间隔天数。忽略日期中的年份。

"YM" 起始日期与结束日期的间隔月数。忽略日期中年份

  • Today函数,返回当前日期;

  • Text函数,返回格式化信息;

  • 条件格式,凸显满足条件的格式;

计算到期日期

最常用的生日提醒可使用公式: =$D$1-DATEDIF(B2-$D$1,TODAY(),"YD") 计算生日距离当前日期的天数;

合同到期日期则可以使用公式:=a2-today() 计算合同到期日期距离当日的天数;

提醒方式

  • 文本提醒:Text(c2,"0天后生日;;今天生日"),根据c2来判断输出信息,若c2>0,则显示几天后生日;若c2<0,显示为空;若c2=0,则显示今天生日。如下所示:

  • 条件格式凸显:条件格式常常用来凸显数据,那加上公式,我们就能实现到期提醒了,如下动画演示:

希望这个到期提醒的方法可以帮到你!

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如下图,需要设置合同到期提前7天提醒

在D2单元格输入公式:=IF((C2-TODAY())<8,"合同快到期了","") 往下填充即可。

公式说明:C2-TODAY()返回合同到期所剩天数,在用if函数判断到期天数小于8天,就返回合同到期提醒,佛则返回空。

如果需要具体显示还有多少天到期,可在D2单元格输入公式:=IF((C2-TODAY())<8,"还有"&C2-TODAY()&"天合同就到期了","")

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职场中很多重要日期不能错过,合同到期,员工生日,促销周期,提前补货等等,如果能用EXCEL提前将这些项目用颜色标记出来,是不是会更方便醒目呢?下面我们来看一下怎么做吧!

【本文示例文件获取方法见文末】

国际惯例,先来看一下效果,EXCEL会根据保质期和当天日期自动标记颜色:

本文视频讲解:

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制作要点

条件格式、TODAY()函数

TODAY()函数的功能是,返回日期格式的当前日期

将保质期和当天日期相减,我们就能得到距离保质期还有几天,如果这个日期小于等于7天,我们需要设置一个到期提醒。

公式:=H6-TODAY()<=7

设置条件格式:

理解了上面公式的计算结果,我们来设置条件格式:

选择要设置提醒的区域-条件格式-新建规则-按公式确定要设置格式的单元格-输入公式=H6-TODAY()<=7

这样,就将保质期自动提醒做好了

把这个例子延伸一下,实际上,不能根据保质期提前7天来提醒,还需要结合实际的日均销量,如果按照日均销量,在保质期到期之前不能卖完库存,这说明我们要举行促销活动了!用黄色来标记需要促销的商品,在条件格式里输入以下公式:

=H6-TODAY()<E6/F6

设置促销提醒

再深入一层,考虑日均销量和补货周期,还可以设置补货提醒,如果库存量可销售时间接近补货周期,说明我们需要补货了,假设补货周期是5天,用蓝色表示补货提醒,可以设置公式为:

=E6/F6<=5

注意事项

本文主要涉及条件格式的设置,其核心是理清楚需要设置条件的逻辑关系,相对引用和绝对引用的使用是条件格式出错的主要原因,需要理解两种不同的引用,可以参考技巧君的视频

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示例文件获取

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2021-12-20

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