维修基金一般在买房时由开发商代收后统一交到房管局代管，申请使用时必须满足一定的条件和流程。
在房屋保修期满后，如果需要对小区公用设施及设备进行改造、更新或大修的时候，才可以使用房屋维修基金，一般情况下，在使用房屋维修基金时，小区物业公司或业主大会作为主体，可以提出房屋维修基金的使用建议，得到三分之二以上业主的同意后，需向当地的房屋设备及安全管理部门进行申请，通过审核后相关部门会将房屋维修基金划至维修单位。如果遇到紧急情况，在使用房屋维修基金时无需通过三分之二以上业主的同意，在当地房管局做出审批意见后，在工作日的二十小时内即可办理支付手续。
可以使用维修基金的情况：房屋维修基金，用于房屋保修期满后房屋主体结构、公共部位和公共设施设备的大中修以及更新改造工程。房屋主体承重结构部分包括基础、内外承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶等;公共部位是指户外墙面、门厅、楼梯间、走廊通道等;公共设施设备是指房屋及相关配套区域内、由业主共同拥有并使用的上下水管道及设备、配电线缆及设备、电梯、公用照明、消防设施、绿地、道路、沟渠、非经营性车场车库、公益性文体设施和其他共用设施设备等。
启用房屋维修基金，需要得到2/3业主的同意。按各地政策的不同，比如说电梯维修是可以申请启用紧急维修的程序。根据《住宅专项维修资金管理办法》规定，住宅专项维修资金的使用最终都要得到房产行政部门或相应管理部门的备案与审核同意才能成行。要先后到相关的房管局、房屋安全鉴定部门、审计局、专户银行等多个部门办理房屋安全专业鉴定申请、维修方案预决算审计、聘请施工单位进行维修施工、申请专户银行划拨款项等九大事项。
